校友会事務局からの重要なお知らせ

10月17日(土)校友会理事会をWEB会議で実施しました.

2020年10月20日 12時00分


10月17日(土)、令和元年度第2回校友会理事会を開催しました。今回はコロナ禍により、校友会としては初めてのWEB会議となりました。役員20名のうち、当日は参加者10名、委任状提出による欠席者10名で理事会の開催要件を満たしており会議は成立しました。また、今回の理事会では役員の改選も審議事項となっており、新たな役員4名及び校友会支部会長も招待しました。

会議は校友会会長の福見さんが議長となり、事務局が報告事項と審議事項の概要を説明し、それぞれの議題について役員の皆さんによる活発な意見交換が行われ、WEB会議であっても議事の進行は問題なく行うことができました(たまに固まることもありましたが)。

 

まだ慣れない会議システムに苦悩する事務局長

 

■WEB会議の有効性

‐貊蠅鯀ばず参加できる。また、参加者の追加が容易にできる。

会議会場費、交通費等の経費が削減できる。

最新の資料に差し替えが可能で、情報の共有ができる。

■今後の検討事項

 _餤弔料澗里諒薫狼い掌握しづらい。

 ▲泪ぅ等の周辺機器の整備

 M用回数を増やしこうした会議に慣れていく必要がある。

 

 当日の議題は次のとおりです。

【報告事項】

1.前回理事会審議事項の可否について(回答結果)

(1)10月の理事会及び総会の開催について

(2)「同窓会in東京」の開催について

(3)役員の改選について

(4)継続検討事項<〇拮瑤粒萓化について 会員の交流について>

2.新型コロナウィルス禍における学生への緊急特別助成について

3.令和元年度事業報告及び決算報告等について➡承認されました

【審議事項】

1.令和2年度事業計画及び予算案について➡承認されました

2.役員の改選について➡承認されました

3.「同窓会in東京」の開催実施について➡承認されました

4.継続検討事項

(1)会員の交流促進について➡継続検討

(2)支部の活性化について➡継続検討

(3)その他

 

資料は投影して、みんなで意見交換ができました

 

議題の中でとりわけ重要なものが令和元年度の決算と令和2年度の予算案についてです。

令和元年度はコロナ禍により、卒業式、入学式、オープンキャンパス、大学祭等の主な行事が中止となったため当初予算に対する執行額は大幅に減少し、一般会計では翌年度繰越金が約2,000万円となりました。

これに伴い令和2年度の予算案では、これまでの事業計画を見直し、予算を縮小(約450万円)するとともに、特別会計から一般会計への補助は行わず、来年度は特別会計の全額を翌年度に繰り越すことについて、事務局から概要を説明し、審議の結果全会一致で令和2年度の予算案が承認されました。

 また、「役員の改選」については、本年度は6名の方が退任され、新たに4名の方を校友会役員としてお迎えすることが承認されました。新役員を代表し久保さんが挨拶をされました。

 今後は18名の役員の皆さんとともに、校友会の運営を進めてまいりますので、保護者の皆様及び卒業生の皆様にご支援、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

 

 

【追記:2020.10.27】

令和元年度第2回高知工科大学校友会理事会 議事録

日 時:令和2年10月17日(土) 10:10〜13:10

場 所:オンライン(WEBEXミーティング)

出席者:9名  委任状出席者:10名  欠席者:1名

     他:次期役員4名 支部長2名(会長の認める者) 事務局出席者4名

1 開会宣言 

2 会長の挨拶

コロナ禍の影響で初のオンライン開催となったが、今後も状況によりオンラインでの開催を進めていきたいこと、また校友会活動の継続について、役員に協力要請があった。

3 議題【報告事項】

 1. 前回理事会審議事項の可否について(回答結果)

事務局から6月の持ち回り理事会の審議内容とその回答数が報告された。

また、1.の内容をまとめたものを前回議事要旨とすることが異議なく承認された。

 2. 新型コロナウィルス禍における学生への緊急特別助成について

事務局から学生への緊急特別助成について最終的な経緯について説明があり、異議なく承認された。

 3. 令和元年度事業報告及び決算報告等について

事務局から令和元年度の事業はコロナ感染拡大により一般会計の予算執行が大幅減となったことの説明とともに、9月18日締めの決算について9月26日に会計監査が行われ、適切な執行がなされていることの報告(投影資料)があり、異議なく承認された。

 

4 議題【審議事項】

 1. 令和2年度事業計画及び予算案について

事務局から、令和2年度の事業計画は令和元年度をもとに事業内容の見直しを行い、今年度より450万円縮小したこと、特別会計は全額次年度に繰り越すこと等が説明され、異議なく承認された。

 2. 役員の改選について

事務局から、会則及び運営規則に則り令和2年度の役員改選案が説明され、異議なく承認された。また、この決議に基づき会長が現役員及び新役員にそれぞれ委嘱を行った。

 3. 次回「同窓会in東京」の開催について

事務局から、今年中止が決定された「同窓会in東京」について「同窓会開催に関するアンケート」を実施したこと、また来年度の実施案について説明があった。

会長から開催については大学行事の開催状況及びコロナの収束状況を見て、次回理事会で判断したい旨提案された。事務局からは次回理事会は、5月に持ち回り会議またはWeb会議で開催していただきたい旨提案し、異議なく承認された。

 4. 【その他】・・・継続検討事項<支部の活性化/会員の交流促進等について>

 役員からのアンケート回答に基づき、事務局の提示した検討案を参考に議論した。

(1)刃物まつりの案山子コンテストに工科大賞を設け、学生団体に出品を促す。

 議論の結果、工科大賞を設けることについては校友会事務局と学生支援課で検討を続けることとなった。

(2)学生団体に交流会助成制度の周知を強化する。&(6)クラブ等が利用するSNSを活用す る。

議論の結果、校友会事務局と幹事(学生支援課)が相談し、現在大学のHP上にあるもの発展的利用について、経済的な支援等も含め検討することとなった。

(3)WEB会議(特に理事会)を開催し、役員の意思疎通を図る。

議論の結果、役員の情報共有ツールとしてSlack、チャットワーク、LINEWORKS等について校友会事務局と会長で検討し、後日役員に提言することとなった。また、WEB会議についても今後も必要に応じて進めていく方向で了承を得た。    

(4)同窓会in東京」等で卒業生に「在学生」を知ってもらう企画の導入を検討する。

議論の結果、来年開催予定の5月の会議において事務局が同窓会開催準備の進捗報告と合わせ、具体案を提案することになった。

(5)会員が興味のある共通の話題を掲げて交流会のきっかけにしてはどうか。

議論の結果、各支部及び関係役員と交流会の情報を共有するともに、「交流会助成制度のチラシ」配布先などを事務局でさらに検討することとなった。

(7)HOME COMING DAYを開催し、会員の交流を図る。

議論の結果、引き続き校友会として検討することとなった。

(8)支部のありようを再検討し、「動ける支部」への組織改革が必要。

議論の結果、引き続き校友会として検討することとなった。

 

5 閉会

 議題について活発な意見交換が行われ、13:10に閉会した。    以上

 

 なお、令和2年度の予算については、12月発行予定の大学広報誌「Flying Fish」に掲載しますので、ご覧ください。

 

会議が終わり、事務局で資料を整理して大学を出る頃にはきれいな夕焼けが!

 



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